Doocuments es una empresa creada por Carlos Polo que permite mejorar y potenciar la gestión de tus documentos. Este es un producto que seguro que dará mucho de sí, sobre todo con las futuras mejoras que se le aplicarán.
¿Cual es la diferencia entre DOOCUMENTS y GOOGLE DOCS por ejemplo?
Javier Lázaro de nerion me habló de Doocuments la última vez que estuve en Zaragoza. La verdad es que con lo que me enseñó, me pareció una idea genial con muchas posibilidades, aunque con competencia real en el mercado (como Google Docs), pensé que algo más se tenía que esconder tras este programa y no andaba equivocado…
Vamos a ver algunos aspectos que creo que son importantes al valorar una herramienta de estas características…
¿Pagar por DOOCUMENTS?
Doocuments tiene 4 versiones, personal, profesional, enterprise y unlimited, Lo innovador en este caso es que las 4 dan acceso a todas las funcionalidades de la herramienta… ¡Sí, sí! ¡A Todas! la diferencia radica en la capacidad según la versión que escojamos (mayor número de usuarios, mayor número de lecturas, más espacio por documento, mayor espacio total, etc.). Doocuments proporciona mayor cantidad bajo pago, pero no mejor calidad pues ya lo da desde la personal (gratuita), es una manera muy inteligente de pagar sólo lo necesario en base al crecimiento de su uso dentro de tu empresa. La única salvedad a todo esto es si quieres integrar la aplicación con tus sistemas de gestión o comunicación, en este caso para tener acceso a la API se debe contratar la versión unlimited.
Interfaz de DOOCUMENTS
Todo el proceso que se realiza en la Web es muy sencillo, en un entorno diseñado con mucho gusto y un toque minimalista que ayuda a desenvolverse por las diferentes opciones. Cogerle el tranquillo no lleva más que unos minutos para descubrir sus opciones y posibilidades.
Darse de alta en Doocuments es tan sencillo como subir un documento a la plataforma, y, una vez hecho esto, esperar a recibir un correo a la cuenta que hayamos indicado pararesetear la contraseña y pueda loguearse y utilizar la herramienta.
Funcionamiento de DOOCUMENTS
El proceso es muy sencillo, una vez que has subido un documento de menos de 1 Mb. a Doocuments, lo compartes con uno o varios destinatarios, a estos les llegará un correo electrónico con el acceso a ese documento. Al estar en la nube todo el proceso de envío y recepción es totalmente seguro, mucho más que si lo envías directamente por correo seguro.
Control de Documentos con DOOCUMENTS
Es el punto más fuerte y diferencial de la plataforma, podemos modificar las propiedades del documento subido para entre otras cosas:
- Ocultar páginas del documento, de esta manera algunas páginas son legibles para algunos destinatarios y otras no.
- Permitir o denegar la impresión total o parcial del documento (incluso por rangos de páginas), según los destinatarios.
- El número de veces que se puede leer el documento antes de que este quede inaccesible.
- Permitir el reenvío o no del documento.
- Si se puede guardar en local o no, incluso podemos indicar si se puede descargar en el formato original o sólo el PDF manipulado y con marca de agua.
- Encriptar mediante contraseña.
- Permitir acceso mediante IP (únicas o rangos), e incluso acceso bajo demanda (pasándonos la IP que debemos autorizar).
Estadísticas en DOOCUMENTS
Es la funcionalidad más innovadora y la que dota de un valor añadido a la plataforma.
Diferentes departamentos de una empresa dependen de sus comunicaciones con el exterior para la toma de decisiones. Departamentos como el contable, comercial, marketing, desarrollo, Dirección…
Las dudas más comunes suelen ser… ¿Han recibido la factura correctamente? ¿Han leído la oferta completa? ¿Se han fijado en las cláusulas del contrato? ¿En el informe han visto las conclusiones que indico?
Con Doocuments todo esto lo podemos tener controlado puesto que la plataforma nos indicará mediante alarmas programadas, cuando se ha producido algún evento con los documentos que hemos compartido, quién y cuándo ha accedido al documento, cuánto tiempo han tenido el documento activo y el tiempo que han estado por página.
El Usuario “Lector” y DOOCUMENTS
Estas características que acabamos de ver, en entornos corporativos se ven muy útiles y se entiende su uso, pero para el usuario particular no lo pueden parecer tanto. Aquí vemos algunas situaciones en las que puede ser útil el uso de la plataforma Doocuments:
- Envío de facturas. Una factura emitida y no abierta o impresa a una semana de su pago tiene pocas probabilidades de ser pagada.
- Envío de Ofertas. Una oferta con poco tiempo de lectura o con un porcentaje más elevado de la misma en la parte económica, tiene pocas probabilidades de que sea aceptada, pero sabiéndolo podemos actuar para intentar revertir la situación.
- Documentos en los que necesitemos un acuse de recibo real, no sólo el leído de Outlook.
- Como almacén seguro en la nube de nuestros documentos si trabajamos de forma descentralizada.
- Envío de CV. Así se puede saber quién y cuándo ha accedido al documento y el tiempo que lo ha mirado y comunicarnos con él si creemos que ha suscitado interés.
- Protección de la información que compartimos, de manera que minimizamos el despliegue del mismo.
Entornos Empresariales y DOOCUMENTS
Los entornos corporativos además de todas las características anteriormente mencionadas, obtienen los siguientes beneficios:
- Integración con Gestores de contenidos existentes, como por ejemplo sistemas de gestión internos propios, SharePoint, joomla, drupal, wordpress, etc.
- Entornos colaborativos, con un proyecto en común pero distintos generadores de contenidos.
- API abierta para integrar a medida del cliente final en sus sistemas de gestión.
¿Hacia dónde va DOOCUMENTS?
Esperamos que pronto se pongan en uso nuevas funcionalidades de valor añadido para el usuario receptor del documento (como por ejemplo, funcionalidades de auto resumen, lectura social, resúmenes automáticos…), mayor disponibilidad de documentos soportados, ampliación de las capacidades de almacenaje… Muchas cosas que Carlos y su equipo tienen seguro en la lista de tareas pendientes.
